Gestire il comportamento scorretto di un dipendente è una situazione delicata che richiede un approccio formale e corretto per tutelare l'azienda. In questo articolo troverai un modello pratico di lettera di richiamo e le risposte alle domande più comuni per affrontare la procedura secondo le normative.
Per affrontare la situazione con la massima certezza e senza commettere errori formali, ti invitiamo a compilare il modulo presente in cima a questa pagina per parlare gratis e senza impegno con un avvocato con esperienza nella gestione di lettere di richiamo per comportamento scorretto.
Come scrivere una lettera di richiamo a un dipendente?
Una lettera di richiamo, conosciuta anche come contestazione disciplinare, è un avviso formale con cui il datore di lavoro comunica al dipendente di aver commesso un'infrazione.
La comunicazione deve essere sempre scritta, specifica e inviata tempestivamente.
Ecco un modello che puoi adattare alle tue esigenze.
[Intestazione dell'Azienda] [Indirizzo dell'Azienda] [Codice Fiscale / Partita IVA]
A mezzo: Raccomandata A.R. o Consegna a mano
Alla cortese attenzione di: [Nome e Cognome del Dipendente] [Qualifica / Livello] [Sede di Lavoro]
Oggetto: Contestazione disciplinare per comportamento scorretto / Violazione del codice disciplinare.
Egregio/a [Nome Dipendente],
In data [Inserire la data, es. 15 maggio 2026], presso [Inserire il luogo, es. i locali aziendali / la sede di Roma], abbiamo rilevato da parte Sua il seguente comportamento:
Descrizione dettagliata del fatto: [Es. l'abbandono ingiustificato del posto di lavoro, l'uso di un linguaggio offensivo verso colleghi, l'uso dei dispositivi aziendali per fini personali, ecc. Fornire dettagli oggettivi su data, ora e circostanze].
Tale condotta risulta in grave violazione degli obblighi di diligenza, obbedienza e correttezza stabiliti dagli artt. 2104 e 2105 del Codice Civile, nonché dalle disposizioni previste dal [Inserire il riferimento, es. Regolamento Aziendale / CCNL di categoria].
Comportamenti di questa natura non sono tollerati in quanto [Es. ledono il normale svolgimento dell'attività lavorativa / creano disagi al team / violano le norme di sicurezza].
In conformità con l'art. 7 della Legge 300/1970 - Statuto dei Lavoratori - Le contestiamo formalmente l'addebito sopra descritto.
La invitiamo pertanto a presentare le Sue eventuali giustificazioni scritte entro un termine massimo di 5 - cinque - giorni dal ricevimento della presente. Le ricordiamo inoltre che, ai sensi di legge, ha facoltà di farsi assistere da un rappresentante dell'associazione sindacale a cui aderisce o conferisce mandato.
Decorsi infruttuosamente i termini di cui sopra, o in caso di mancata accoglimento delle Sue giustificazioni, l'azienda si riserva il diritto di adottare i provvedimenti disciplinari ritenuti più opportuni.
Cordiali saluti,
[Nome dell'Azienda] [Firma del Datore di Lavoro o del Responsabile HR] [Data]
Per ricevuta del dipendente - da firmare in caso di consegna a mano -:
Firma per ricevuta: _______________________ Data: _______________________
Punti chiave da ricordare:
- Consegna: La lettera va inviata tramite Raccomandata A.R., PEC oppure consegnata a mano. In quest'ultimo caso, è fondamentale far firmare al dipendente una copia "per ricevuta", che attesta solo la consegna e non l'ammissione di colpa.
- Tempestività: La contestazione deve essere immediata rispetto a quando l'azienda ha avuto piena conoscenza del fatto. Un ritardo eccessivo potrebbe essere interpretato come un'accettazione del comportamento.
- Contratti Collettivi: È essenziale verificare sempre il proprio CCNL di riferimento. Alcuni contratti potrebbero prevedere procedure diverse o termini più lunghi per le giustificazioni del dipendente, ad esempio 7 giorni invece di 5.
Per situazioni complesse o per procedere con sanzioni gravi come multe o sospensioni, è sempre consigliato rivolgersi a un legale con esperienza in diritto del lavoro.
Cosa si intende per comportamento scorretto?
Per comportamento scorretto si intende qualsiasi azione od omissione del dipendente che viola gli obblighi di diligenza, obbedienza e fedeltà previsti dal Codice Civile - articoli 2104 e 2105 - o le disposizioni specifiche del regolamento aziendale o del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro applicato.
Quali sono i motivi che possono portare a una lettera di richiamo?
I motivi sono numerosi e dipendono dalla natura del rapporto di lavoro e dalle regole aziendali. Alcuni degli esempi più comuni includono:
- L'abbandono ingiustificato del posto di lavoro.
- L'uso di un linguaggio offensivo o irrispettoso verso colleghi, superiori o clienti.
- L'utilizzo dei dispositivi aziendali - come computer, telefono o veicoli - per fini personali non autorizzati.
- La violazione delle norme di sicurezza sul lavoro.
- Comportamenti che ledono il normale svolgimento dell'attività lavorativa o creano disagi al resto del team.
- Assenze ingiustificate o ritardi ripetuti.
Quando la lettera di richiamo non è valida?
Una contestazione disciplinare può essere considerata non valida, o addirittura nulla, se manca di alcuni requisiti fondamentali previsti dalla legge. I casi principali sono:
- Mancanza della forma scritta: La contestazione deve essere sempre formalizzata per iscritto.
- Scarsa specificità: Il fatto contestato deve essere descritto in modo dettagliato e preciso, indicando data, ora e luogo, per permettere al lavoratore di difendersi adeguatamente.
- Tardività: Se la lettera viene inviata molto tempo dopo che l'azienda è venuta a conoscenza del fatto, perde la sua efficacia.
- Violazione delle procedure del CCNL: Se non vengono rispettati i termini o le modalità previste dal contratto collettivo per la contestazione disciplinare.
Cosa si rischia con la lettera di richiamo?
La lettera di richiamo è l'atto che avvia il procedimento disciplinare. Di per sé non è una sanzione, ma un presupposto necessario per poterla applicare.
Se le giustificazioni del dipendente non vengono fornite o non sono ritenute valide, l'azienda può procedere con l'applicazione di una sanzione disciplinare, che varia in base alla gravità del fatto e a quanto previsto dal CCNL. Le sanzioni possono essere:
- Ammonizione scritta.
- Multa, fino a un massimo di 4 ore di retribuzione.
- Sospensione dal servizio e dalla retribuzione, fino a un massimo di 10 giorni.
- Licenziamento disciplinare, nei casi più gravi.
Si può contestare una lettera di richiamo?
Sì, il dipendente ha pieno diritto di difendersi. Come previsto dall'articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori, il lavoratore può presentare le proprie giustificazioni - in forma scritta o orale - entro 5 giorni dal ricevimento della comunicazione, o entro il diverso termine stabilito dal CCNL di riferimento.
In questa fase, il dipendente ha anche la facoltà di farsi assistere da un rappresentante dell'associazione sindacale a cui aderisce o conferisce mandato.
In quali casi si può licenziare un dipendente a tempo indeterminato?
Il licenziamento disciplinare di un dipendente a tempo indeterminato rappresenta la sanzione più grave e può avvenire solo in presenza di un inadempimento contrattuale di notevole importanza. Le due principali casistiche sono:
- Licenziamento per giusta causa: Si verifica quando il comportamento del dipendente è talmente grave da compromettere il rapporto di fiducia e non consentire la prosecuzione del lavoro neanche per un giorno.
- Licenziamento per giustificato motivo soggettivo: Avviene in seguito a un inadempimento degli obblighi contrattuali del lavoratore meno grave rispetto alla giusta causa, ma comunque sufficiente a giustificare la fine del rapporto.
Chi viene licenziato per motivi disciplinari ha diritto alla NASpI?
La questione dell'accesso alla NASpI - l'indennità di disoccupazione - in seguito a un licenziamento disciplinare è delicata. Generalmente, il licenziamento per giusta causa o per giustificato motivo soggettivo non preclude il diritto alla NASpI, poiché lo stato di disoccupazione è considerato involontario.
Tuttavia, la valutazione dipende dalle specifiche circostanze e dalle normative vigenti, che richiedono un esame attento del singolo caso.
Come può un dipendente segnalare un comportamento scorretto?
Un dipendente che assiste o subisce un comportamento scorretto da parte di un collega o di un superiore dovrebbe seguire le procedure interne dell'azienda. I canali più comuni per una segnalazione sono:
- Il proprio responsabile diretto.
- L'ufficio Risorse Umane.
- I rappresentanti sindacali presenti in azienda.
Hai ancora dubbi sulla lettera di richiamo per comportamento scorretto?
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