Lettera di licenziamento dipendente: cosa deve contenere

La lettera di licenziamento deve comunicare per iscritto i motivi precisi della fine del rapporto di lavoro e la data da cui questa decisione ha effetto. Se manca la forma scritta o una motivazione valida, il licenziamento può essere contestato.

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Cosa deve contenere la lettera di licenziamento?

La lettera di licenziamento deve sempre avere la forma scritta e contenere le ragioni che hanno portato alla decisione. In caso contrario, il licenziamento è inefficace.

Per essere valida, la comunicazione deve includere alcuni elementi essenziali:

• I dati del datore di lavoro e i tuoi dati anagrafici.
• La data e il luogo in cui la lettera è stata scritta.
• L'oggetto, che deve indicare in modo chiaro che si tratta di una comunicazione di licenziamento.
• La motivazione specifica e dettagliata che ha portato al licenziamento. Non basta una ragione generica come «motivi aziendali».
• La data da cui il licenziamento avrà effetto, cioè l'ultimo giorno di lavoro.
• L'indicazione del periodo di preavviso che ti spetta, se previsto, o della relativa indennità sostitutiva.
• La firma del datore di lavoro o di un suo legale rappresentante.

Se la lettera ti viene consegnata a mano, ti verrà chiesto di firmare una copia per ricevuta. Questa firma serve solo a confermare che hai ricevuto la comunicazione, non che sei d'accordo con il suo contenuto.

Come deve arrivare la lettera di licenziamento?

La lettera di licenziamento deve essere consegnata in un modo che dia la prova certa della sua ricezione. La data in cui la ricevi è importante, perché da quel momento iniziano a decorrere i termini per un'eventuale contestazione.

Le modalità più comuni e valide sono:

• Consegna a mano: il datore di lavoro ti consegna di persona la lettera e ti chiede di firmare una copia per ricevuta.
• Raccomandata con ricevuta di ritorno: la lettera viene spedita al tuo indirizzo di residenza e la ricevuta di ritorno firmata da te o da una persona autorizzata a riceverla costituisce la prova della consegna.
• Posta elettronica certificata - PEC: se hai comunicato un indirizzo PEC al datore di lavoro, l'invio a quell'indirizzo ha lo stesso valore legale di una raccomandata.

Una comunicazione verbale o tramite un'email ordinaria non è considerata valida per comunicare il licenziamento.

Quali sono i motivi del licenziamento?

La lettera deve specificare il motivo del licenziamento, che per legge deve rientrare in una di queste tre categorie. La differenza è importante perché da essa dipendono i tuoi diritti, come il preavviso.

I motivi possono essere:

• Giusta causa: è il motivo più grave e si verifica quando hai commesso una violazione così seria da non permettere la continuazione, neanche per un giorno, del rapporto di lavoro. In questo caso il licenziamento è immediato e senza preavviso. Esempi sono il furto di beni aziendali o la violenza sul luogo di lavoro.
• Giustificato motivo soggettivo: è legato a un tuo notevole inadempimento degli obblighi contrattuali, ma meno grave della giusta causa. Ad esempio, una negligenza ripetuta o un rendimento molto scarso. In questo caso hai diritto al preavviso. Questo tipo di licenziamento deve essere preceduto da una contestazione disciplinare scritta che ti dà modo di difenderti.
• Giustificato motivo oggettivo: non dipende da un tuo comportamento, ma da ragioni che riguardano l'attività produttiva, l'organizzazione del lavoro o il suo regolare funzionamento. Esempi sono una crisi aziendale, la chiusura di un reparto o la soppressione della tua posizione lavorativa. Anche in questo caso hai diritto al preavviso.

Quanto preavviso mi spetta?

Il periodo di preavviso è il tempo che intercorre tra la comunicazione del licenziamento e l'ultimo giorno effettivo di lavoro. Se il tuo licenziamento è per giustificato motivo - soggettivo o oggettivo - hai diritto a un periodo di preavviso durante il quale continui a lavorare e a essere pagato.

La durata del preavviso dipende da:

• Il tuo contratto collettivo nazionale di lavoro - CCNL.
• La tua qualifica - operaio, impiegato, quadro, dirigente.
• La tua anzianità di servizio in azienda.

In alternativa, il datore di lavoro può decidere di non farti lavorare durante il preavviso. In questo caso, deve corrisponderti un'indennità sostitutiva del preavviso, un importo pari alla retribuzione che avresti percepito se avessi lavorato.

Il preavviso non è dovuto in caso di licenziamento per giusta causa.

Cosa posso fare dopo aver ricevuto la lettera?

Se ritieni che il tuo licenziamento sia ingiusto o che la lettera non rispetti i requisiti di legge, puoi contestarlo. La procedura per impugnare il licenziamento si svolge in due fasi con scadenze precise.

Per contestare il licenziamento devi:

1. Inviare un atto scritto al datore di lavoro - di solito una lettera raccomandata o una PEC - in cui dichiari di voler contestare il licenziamento. Devi farlo entro 60 giorni da quando hai ricevuto la lettera, altrimenti perdi il diritto di farlo.
2. Depositare un ricorso in tribunale o comunicare al datore di lavoro la richiesta di un tentativo di conciliazione o arbitrato. Questa seconda azione deve essere fatta entro i successivi 180 giorni dall'invio della lettera di contestazione.

Se non rispetti queste scadenze, il licenziamento diventa definitivo.

Ci sono casi di licenziamento senza motivazione?

Sì, esistono alcune eccezioni in cui il datore di lavoro può licenziare un dipendente senza essere obbligato a fornire una motivazione scritta. Questi casi sono limitati dalla legge.

Il licenziamento senza obbligo di motivazione - detto anche ad nutum - è possibile per:

• Lavoratori durante il periodo di prova.
• Lavoratori domestici, come colf e badanti.
• Lavoratori che hanno raggiunto l'età e i requisiti per la pensione di vecchiaia.
• Dirigenti, salvo diverse previsioni del contratto individuale o collettivo.
• Apprendisti, al termine del periodo di apprendistato.

Anche in questi casi, la comunicazione del licenziamento deve comunque avvenire in forma scritta.

Cosa succede in pratica

Giulia è un'impiegata assunta da sei anni con il CCNL Commercio. Un giorno riceve una lettera di licenziamento per giustificato motivo oggettivo, a causa di una riorganizzazione aziendale che ha soppresso la sua mansione.

La lettera, consegnata a mano, contiene tutti i dati di Giulia e dell'azienda, la data, l'oggetto chiaro e la spiegazione dettagliata delle ragioni organizzative.

Il suo CCNL prevede un periodo di preavviso di 45 giorni di calendario. L'azienda le comunica nella lettera che è esonerata dal lavorare durante questo periodo e che le pagherà l'indennità sostitutiva del preavviso. L'importo sarà pari alla retribuzione di 45 giorni.

Giulia ha dubbi sulla reale necessità di sopprimere la sua posizione. Per contestare la decisione, sa di avere 60 giorni di tempo dalla ricezione della lettera per inviare una raccomandata all'azienda. Se lo farà, avrà poi altri 180 giorni per depositare il ricorso in tribunale.

Hai ancora dubbi sulla lettera di licenziamento?

Ricevere una lettera di licenziamento è un momento delicato, che può generare ansia e incertezza. Verificare che la comunicazione sia corretta e capire quali sono i tuoi diritti è il primo passo per tutelarti.

Se desideri un parere sulla tua situazione specifica, puoi cliccare il bottone che trovi qui sotto per parlare gratis e senza impegno con un avvocato con esperienza in diritto del lavoro.